Abwesenheitsverwaltung für Jira und Jira Service Management
Mitarbeitende beantragen Abwesenheiten in ihren persönlichen Einstellungen, die von Ihnen festgelegten Genehmiger entscheiden, und während jemand weg ist, gehen die offenen Vorgänge an eine Vertretung, in den Projekten, die Sie wählen. Nach der Rückkehr gibt die App die Arbeit zurück.
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Was die App leistet
Mitarbeitende beantragen Abwesenheiten in ihren persönlichen Einstellungen. Die Genehmiger, die Sie festlegen, entscheiden, bei Bedarf mit einer Notiz. Niemand genehmigt die eigene Abwesenheit.
Solange eine genehmigte Abwesenheit aktiv ist, gehen offene Vorgänge in den gewählten Projekten an die Vertretung. Ist sie vorbei, gibt die App sie zurück.
Ein Hinweis am Vorgang sagt, wer bis wann vertritt. Ein Teamkalender zeigt, wer an welchem Tag fehlt. Weist jemand einer abwesenden Kollegin Arbeit zu, folgt ein Warn-Kommentar.
So funktioniert es
Eine Abwesenheit durchläuft wenige, klare Zustände: beantragt, genehmigt, aktiv, abgeschlossen. Jeder Schritt erledigt eine Sache, und unterwegs kann der Antragsteller stornieren.
Eine Mitarbeiterin wählt einen Abwesenheitstyp, den Zeitraum, eine Vertretung und, wenn sie möchte, einen privaten Grund. Der Antrag erscheint sofort in ihrer eigenen Liste.
Er geht an die Genehmiger ihres Teams oder an den siteweiten Genehmiger-Pool. Ein Genehmiger oder ein Jira-Administrator genehmigt oder lehnt ab, optional mit einer Notiz. Sind Genehmigungen abgeschaltet, wird er automatisch genehmigt.
In der ersten Stunde nach Mitternacht am Startdatum, in der von Ihnen festgelegten Referenz-Zeitzone, wird die Abwesenheit aktiv, und die offenen Vorgänge der Person in den abgedeckten Projekten gehen an die Vertretung.
Ist der letzte Tag vorbei, gehen die Vorgänge, die die Vertretung noch hat, an die Person zurück, und die Abwesenheit ist abgeschlossen.
Der Vorgang ist nicht zugewiesen. Sie weisen ihn gleich Lena Fischer zu.
Funktionen
Jede Funktion zeigt neben ihrem Namen, ob sie einen Jira-Vorgang ändern kann. Der Großteil der App speichert nur Abwesenheiten im eigenen Speicher; nur die Vertretung und der Warnkommentar berühren Vorgänge.
Jeder Jira-Nutzer beantragt Abwesenheiten in den eigenen persönlichen Einstellungen und behält sie dort im Blick.
Die globale Seite der App: eine Genehmigungsliste für die, die entscheiden, und ein Kalender, wer wann abwesend ist.
Solange eine genehmigte Abwesenheit aktiv ist, geht offene Arbeit an die Vertretung, in den Projekten, die ein Administrator gewählt hat, und kommt danach zurück.
Wo die meisten eine Abwesenheit bemerken: an einem Vorgang, dessen zuständige Person nicht da ist.
Eine Einstellungsseite unter Jira-Einstellungen → Apps, nur für Jira-Administratoren, mit sicheren Standardwerten, damit vor der Konfiguration nichts Jira blockiert.
Personenbezogene Daten auf das beschränken, was die Arbeit braucht, und löschen, wenn es so weit ist. Alles bleibt im Forge-Speicher Ihrer Site.
Für Service-Desks und größere Teams
Jira kennt kein Vorgesetztenfeld, und eine Service-Desk-Queue wartet nicht auf jemandes Urlaub. Die App macht Abwesenheiten zu einem klaren, nachvollziehbaren Ablauf statt zu einer Chatnachricht.
Ein siteweiter Genehmiger-Pool, optionale Teams mit eigenen Genehmigern, einzelne Personen oder Jira-Gruppen. Die Mitglieder eines Teams können aus einem Atlassian Team kommen. Die Gruppenmitgliedschaft wird im Moment der Entscheidung live geprüft.
Niemand kann über den eigenen Antrag entscheiden, auf dem Server gegen den gespeicherten Eintrag geprüft. Jede Änderung der Einstellungen wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert.
Kann die Vertretung einen Vorgang nicht übernehmen, etwa weil sie nicht Mitglied des Projekts ist, wird er übersprungen und auf der Seite des Antragstellers gezählt, statt verloren zu gehen.
Ein stündlicher Job findet die fälligen Abwesenheiten und reiht sie ein; ein Hintergrundprozess arbeitet die Vorgänge seitenweise ab. Die Verarbeitung ist idempotent: Ein zweiter Lauf weist nichts doppelt zu und gibt nichts doppelt zurück.
Sicherheit & Datenschutz
Die App läuft vollständig auf Atlassian Forge. Es gibt keine Infrastruktur des Anbieters dazwischen, und wir als Anbieter erhalten Ihre Daten nie.
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Wo läuft die App? | Vollständig auf Atlassian Forge, in Ihrem Atlassian-Tenant. |
| Verlassen Daten Atlassian? | Nein. Die App deklariert keine externen Endpunkte und ruft nichts außerhalb auf. Sie nutzt nur Atlassians eigene Schnittstellen. |
| Gibt es Unterauftragnehmer? | Keine. Es werden keine Daten irgendwohin gesendet. |
| Wer sieht einen Abwesenheitsgrund? | Standardmäßig der Antragsteller und ein berechtigter Genehmiger. Nie am Vorgang, nie in einem Log. |
| Was wird gespeichert? | Abwesenheitseinträge, die Konfiguration, ein Änderungsverlauf der Konfiguration und, höchstens 15 Minuten lang, die Mitglieder verknüpfter Atlassian Teams, im Forge-Speicher in Ihrem Tenant. |
| Lassen sich personenbezogene Daten löschen? | Ja. Ein Administrator kann alle Daten einer Person in einem Schritt löschen, eine optionale Aufbewahrungsfrist löscht beendete Abwesenheiten, und Daten von Konten, die Atlassian als geschlossen meldet, werden wöchentlich gelöscht. |
| Was passiert bei der Deinstallation? | Atlassian löscht den Speicher der App: Er wird 28 Tage aufbewahrt und dann endgültig gelöscht. Warnkommentare und eine kleine Markierung ohne Personenbezug bleiben als Teil der Historie an den Vorgängen. |
Anwendungsfälle
Jede Anleitung geht eine Situation mit den passenden Teilen der App durch und nennt, worauf Sie achten sollten.
Einen Service-Desk am Laufen halten, während ein Agent im Urlaub ist.
WeiterlesenUrlaubsanträge an die richtigen Genehmiger leiten und sehen, wer fehlt.
WeiterlesenOffene Vorgänge während der Abwesenheit an die Vertretung geben und danach zurückbekommen.
WeiterlesenKrankheit erfassen, ohne der ganzen Firma zu sagen, dass jemand krank ist.
WeiterlesenEinstieg, jede Einstellung erklärt, wie die Vertretung funktioniert, FAQ und Fehlerbehebung (auf Englisch).
WeiterlesenPreise
Kleine Instanzen
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Auf Jira-Sites mit bis zu 10 Nutzern, mit allen Funktionen.
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Pro Nutzer
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Ohne aktives Abonnement
Pausiert
Neue Anträge, Entscheidungen, Änderungen der Einstellungen und der Vertretungslauf auf Knopfdruck zeigen eine klare Meldung „Abonnement erforderlich“ statt eines Fehlers.
FAQ
Abwesenheitstypen, Genehmiger und ein abgedecktes Projekt sind in etwa 10 bis 15 Minuten eingerichtet. Jira arbeitet währenddessen ganz normal weiter.
Out of Office & Absence Planner