Teamabwesenheiten mit Genehmigung in Jira planen

Das Problem

Urlaubsanträge kommen per E-Mail oder Chat, Genehmigungen laufen formlos, und die einzige Übersicht ist irgendjemandes Tabelle. Verschiedene Teams wollen, dass verschiedene Personen entscheiden, und niemand will, dass jemand den eigenen Antrag genehmigt.

Schritt für Schritt

1. Abwesenheitstypen. Die Startauswahl (Urlaub, Krankheit, Schulung, Sonstiges) übernehmen oder eigene Bezeichnungen festlegen und die sensiblen markieren.
2. Genehmiger. Einen siteweiten Genehmiger-Pool aus Personen oder Jira-Gruppen festlegen. Wo eine Gruppe selbst entscheiden soll, ein Team mit eigenen Genehmigern anlegen; seine Mitglieder lassen sich von Hand wählen oder aus einem bestehenden Atlassian Team übernehmen.
3. Beantragen. Mitarbeitende beantragen Abwesenheiten in ihren persönlichen Einstellungen und verfolgen den Status in ihrer eigenen Liste.
4. Entscheiden. Genehmiger genehmigen oder lehnen in der Genehmigungsliste ab, optional mit einer Notiz, die der Antragsteller sieht.
5. Überblick. Der Reiter „Team“ zeigt einen Monatskalender, wer an welchem Tag fehlt, mit einer ausführlichen Liste daneben. Sie entscheiden, ob alle alle sehen, nur das eigene Team oder nur die eigenen Abwesenheiten.

Worauf Sie achten sollten

Ein Team-Genehmiger entscheidet nur Anträge des eigenen Teams; der Pool und Jira-Administratoren entscheiden über alle, niemand über den eigenen. Ist der Pool leer und passt kein Team, können nur Jira-Administratoren über einen Antrag entscheiden: den Pool füllen oder Genehmigungen abschalten. Wer in mehreren Teams ist, landet beim ersten davon, in der Reihenfolge des Abschnitts „Teams“.