Jede Funktion, und ob sie Ihre Vorgänge berührt

Achtzehn Funktionen in sechs Bereichen. Jede zeigt neben ihrem Namen, ob sie einen Jira-Vorgang ändern kann. Die meisten speichern nur Abwesenheiten im eigenen Speicher der App.

2 · Funktionen

Abwesenheitsanträge

Jeder Jira-Nutzer beantragt Abwesenheiten in den eigenen persönlichen Einstellungen und behält sie dort im Blick.

Abwesenheit beantragen

Ändert keine Vorgänge

Ein kurzes Formular in den persönlichen Einstellungen: Abwesenheitstyp, Start- und Enddatum, optional eine Vertretung und optional ein Grund.

Was Sie bekommen

Abwesenheitstypen, die Ihr Administrator festlegt, etwa Urlaub, Krankheit oder Schulung.
Eine Vertretung aus den Nutzern Ihrer Site, die offene Arbeit übernimmt, während Sie weg sind.
Einen Grund als Freitext, optional und vertraulich behandelt.

Absicherung

Ein Antrag wird immer für den angemeldeten Nutzer angelegt. Niemand kann einen Antrag im Namen eines anderen stellen.
Jedes Feld wird auf dem Server geprüft: Datum, Typ, Länge. Der Grund ist auf 1.000 Zeichen begrenzt.
Ist die Vertretung eingerichtet, muss die Vertretung in einem abgedeckten Projekt zuweisbar sein, in dem Sie selbst Vorgänge zuweisen dürfen.

Meine Abwesenheiten

Ändert keine Vorgänge

Die eigenen Anträge mit Status: beantragt, genehmigt, wird gestartet, aktiv, abgelehnt, storniert oder abgeschlossen.

Was Sie bekommen

Die Notiz des Genehmigers zu einem entschiedenen Antrag.
Das Stornieren eines eigenen Antrags. Wird eine laufende Abwesenheit storniert, kommen die Vorgänge sofort zurück.
Einen klaren Hinweis mit der Zahl der betroffenen Vorgänge, wenn offene Vorgänge nicht an die Vertretung oder nicht an Sie zurück übergeben werden konnten.

Absicherung

Nur wer einen Antrag gestellt hat, kann ihn stornieren. „Nicht gefunden“ und „nicht Ihrer“ sehen gleich aus, damit niemand fremde Einträge ausforschen kann.

4 · Funktionen

Genehmigungen & Teamansicht

Die globale Seite der App: eine Genehmigungsliste für die, die entscheiden, und ein Kalender, wer wann abwesend ist.

Genehmigungen

Ändert keine Vorgänge

Ausstehende Anträge, die der Genehmiger genehmigt oder ablehnt, optional mit einer Notiz an den Antragsteller.

Was Sie bekommen

Anträge landen bei den Richtigen: bei den eigenen Genehmigern eines Teams oder beim siteweiten Genehmiger-Pool.
Genehmiger als einzelne Personen oder als Jira-Gruppen, deren aktuelle Mitglieder entscheiden dürfen.
Genehmigungen lassen sich ganz abschalten; Anträge werden dann automatisch genehmigt.

Absicherung

Niemand entscheidet über den eigenen Antrag, auf dem Server gegen den gespeicherten Eintrag geprüft.
Ein Team-Genehmiger entscheidet nur Anträge des eigenen Teams. Die Gruppenmitgliedschaft wird im Moment der Entscheidung live geprüft.
Nur ein noch offener Antrag kann entschieden werden. Klicken zwei Genehmiger gleichzeitig, gilt die erste Entscheidung.

Teamkalender

Ändert keine Vorgänge

Ein Monatskalender, wer an welchem Tag abwesend ist, neben einer ausführlichen Liste kommender und laufender Abwesenheiten.

Was Sie bekommen

Typ, Zeitraum, Status und Vertretung jeder Abwesenheit, in Jira Software und Jira Service Management gleichermaßen.
Wer wessen Abwesenheiten sieht, entscheidet ein Administrator: alle Jira-Nutzer, Mitglieder desselben Teams oder nur Genehmiger und Admins.

Absicherung

Bei einem als sensibel markierten Typ, etwa Krankheit, sehen andere nur „Abwesend“. Das setzt der Server durch.
Gründe bleiben verborgen, sofern ein Administrator sie nicht freigibt, und der Grund eines sensiblen Typs bleibt auch dann verborgen.
Ein Browser erhält nie eine Abwesenheit, einen Typ oder einen Grund, die der Betrachter nicht sehen darf.

Export und Dashboard-Gadget

Ändert keine Vorgänge

Die Übersicht mitnehmen: als Kalender- oder Tabellendatei herunterladen oder auf ein Jira-Dashboard legen.

Was Sie bekommen

Eine Kalenderdatei (.ics) für Outlook, Google Kalender oder Apple Kalender und eine Tabellendatei (.csv) für Excel oder Google Tabellen.
Das Gadget „Out of Office — Wer ist weg“ auf jedem Jira-Dashboard: wer gerade abwesend ist und wer in den nächsten zwei Wochen wegfällt.

Absicherung

Exportdateien entstehen im eigenen Browser. Nichts wird irgendwohin gesendet, die App macht weiterhin keinen externen Aufruf.
Ein Export enthält nur die Abwesenheiten, die man ohnehin sehen durfte, und nie den privaten Grund — eine heruntergeladene Datei verlässt den Schutz der App.
Das Gadget liest dieselben Daten wie der Kalender. Es auf ein Dashboard zu legen, verschafft niemandem zusätzliche Einsicht.

Nach abwesenden Personen suchen

Ändert keine Vorgänge

Eine optionale JQL-Funktion, die Arbeit bei abwesenden Personen findet: assignee in oooAbsentUsers().

Was Sie bekommen

Nutzbar mit assignee, reporter und creator sowie den Operatoren „in“ und „not in“, überall dort, wo Jira JQL akzeptiert.
Beliebig kombinierbar, etwa mit statusCategory != Done, um liegengebliebene Arbeit zu finden.

Absicherung

Ausgeschaltet, bis ein Administrator sie freigibt, und nur verfügbar, wenn Abwesenheiten für alle sichtbar sind: Jira ermittelt das Ergebnis einmal für die gesamte Site und teilt der App nicht mit, wer sucht.
Sie gibt nur preis, dass jemand abwesend ist — nie die Abwesenheitsart, nie den Grund. Sie nimmt bewusst keine Argumente entgegen, damit niemand nach Krankheit filtern kann.
Jira speichert die Antwort site-weit zwischen, deshalb frischt die App sie stündlich auf; eine Suche ist höchstens eine Stunde hinterher.

2 · Funktionen

Vertretung

Solange eine genehmigte Abwesenheit aktiv ist, geht offene Arbeit an die Vertretung, in den Projekten, die ein Administrator gewählt hat, und kommt danach zurück.

Automatische Umverteilung

Ändert Vorgänge

Beginnt eine genehmigte Abwesenheit, werden die offenen Vorgänge der Person in den abgedeckten Projekten ihrer Vertretung zugewiesen.

Was Sie bekommen

Offen heißt: nicht in der Statuskategorie „Fertig“. Erledigte Arbeit bleibt unberührt.
Die App merkt sich, welche Vorgänge sie verschoben hat, damit sie genau diese zurückgeben kann.
Ein stündlicher Job startet Abwesenheiten in der ersten Stunde nach Mitternacht ihres Startdatums, in der Referenz-Zeitzone, die Ihr Administrator festlegt.

Absicherung

Die Vertretung läuft nie instanzweit, sondern nur in den Projekten, die ein Administrator ausgewählt hat, und nur dort, wo die abwesende Person selbst Vorgänge zuweisen darf.
Vorgänge, denen die Vertretung nicht zugewiesen werden kann, werden übersprungen und auf der Seite des Antragstellers gezählt, nie stillschweigend verworfen.
Die Verarbeitung ist idempotent: Ein erneuter Lauf weist nichts doppelt zu.

Rückgabe bei Rückkehr

Ändert Vorgänge

Ist der letzte Tag der Abwesenheit vorbei, gehen die Vorgänge, die die Vertretung noch hat, an die abwesende Person zurück.

Was Sie bekommen

Jeder Vorgang, den die App verschoben hat und den die Vertretung noch hat, auch wenn er inzwischen erledigt wurde.
Die Liste der verschobenen Vorgänge wird gelöscht, sobald die Vertretung beendet ist.

Absicherung

Vorgänge, die die Vertretung an jemand anderen weitergegeben hat, bleiben, wo sie sind.
Die Rückgabe braucht nie ein aktives Abonnement, Vorgänge bleiben also nie bei einer Vertretung hängen.
Eine genehmigte Abwesenheit, die nie aktiv wurde, wird einfach abgeschlossen.

2 · Funktionen

Am Vorgang

Wo die meisten eine Abwesenheit bemerken: an einem Vorgang, dessen zuständige Person nicht da ist.

Abwesenheitshinweis

Ändert keine Vorgänge

Ist die zuständige Person gerade abwesend, zeigt ein kleines Panel am Vorgang „Abwesend bis“ zum Rückkehrdatum und wer vertritt.

Was Sie bekommen

Rückkehrdatum und Vertretung auf einen Blick in der Vorgangsansicht.
Gar nichts, wenn die zuständige Person da ist. Der Hinweis erzeugt also kein Rauschen.

Absicherung

Zeigt nie einen Grund oder den Abwesenheitstyp.
Nur für angemeldete Nutzer; der Vorgang wird mit den eigenen Berechtigungen des Betrachters gelesen.

Warnung bei Zuweisung an Abwesende

Ändert Vorgänge

Wird ein Vorgang jemandem zugewiesen, der abwesend ist, schreibt die App einen Kommentar mit dem Ende der Abwesenheit und der Vertretung.

Was Sie bekommen

Wer den Vorgang zugewiesen hat, bemerkt die Abwesenheit sofort.
Eine Einstellung, um die Warnung abzuschalten, und eine siteweite Sprache des Kommentars: Englisch oder Deutsch.

Absicherung

Intern bei Anfragen in Jira Service Management: Der Kunde sieht ihn im Portal nie. Bei Jira-Software-Vorgängen ist es ein normaler Kommentar.
Höchstens einmal pro Vorgang und Abwesenheit, und nur in den Projekten, in denen die App arbeitet.
Bewusst nachträglich: Forge kann eine Zuweisung nicht im Moment der Änderung blockieren, deshalb folgt der Kommentar kurz danach.

5 · Funktionen

Administration

Eine Einstellungsseite unter Jira-Einstellungen → Apps, nur für Jira-Administratoren, mit sicheren Standardwerten, damit vor der Konfiguration nichts Jira blockiert.

Einstellungen

Ändert keine Vorgänge

Abwesenheitstypen, Genehmiger und Teams, die Projekte, in denen die App arbeitet, Umverteilungsregel, Referenz-Zeitzone, Sichtbarkeit und der Warnkommentar.

Was Sie bekommen

Abwesenheitstypen mit eigenen Bezeichnungen, jeweils mit dem Merkmal „Sensibel“. Urlaub, Krankheit (sensibel), Schulung und Sonstiges sind als Startauswahl vorhanden.
Einen siteweiten Genehmiger-Pool und optionale Teams mit Mitgliedern und eigenen Genehmigern, als Personen und Jira-Gruppen.
Eine Umverteilungsregel: alle offenen Vorgänge an die Vertretung umverteilen oder keine.

Absicherung

Jedes Lesen und Speichern prüft auf dem Server erneut die Jira-Administratorberechtigung; der Ort der Seite gilt nicht als Zugriffsschutz.
Jeder Wert wird beim Speichern geprüft, mit einer verständlichen Meldung.

Teams aus Atlassian

Ändert keine Vorgänge

Ein Team der App mit einem bestehenden Atlassian Team verknüpfen, damit seine Mitglieder aus Atlassian kommen und aktuell bleiben.

Was Sie bekommen

Eine Suche nach Atlassian Teams mit Name und Mitgliederzahl jedes Teams.
Mitglieder werden bei Bedarf aus Atlassian gelesen und höchstens 15 Minuten vorgehalten. Die Genehmiger legen Sie weiterhin in der App fest.

Absicherung

Die Team-Suche steht nur Jira-Administratoren zur Verfügung und liefert Namen und Mitgliederzahlen, nie Mitgliederlisten.
Im Zweifel geschlossen: Ein Team, das sich nicht lesen lässt, gilt als leer. Anträge gehen dann an den Genehmiger-Pool, und die Sichtbarkeit zeigt weniger, nie mehr.
Nur lesend: Die App ändert nie ein Atlassian Team. Teams, denen jeder beitreten kann, zählen nicht für die Sichtbarkeit im selben Team.

Änderungsverlauf

Ändert keine Vorgänge

Ein laufendes Protokoll der Konfigurationsänderungen: wer die Einstellungen wann geändert hat und welche.

Was Sie bekommen

Die 100 jüngsten Änderungen auf der Einstellungsseite.
Einen Eintrag, wenn die Daten einer Person gelöscht wurden, mit Zahlen, nie mit dem Namen der Person.

Absicherung

Speichert, welche Einstellungen sich geändert haben, nie deren Werte. So kann das Protokoll selbst keine Konfiguration preisgeben, etwa wer in einem Pool ist.

Eingebaute Hilfe

Ändert keine Vorgänge

Ein Hilfe-Tab, der beantwortet, was die App kann, welche Regeln gelten und warum etwas auf dieser Site nicht verfügbar ist.

Was Sie bekommen

Ein durchsuchbares Verzeichnis des vollständigen Handbuchs mit direkten Links hinein — lesbar ohne Atlassian-Konto.
Eine Tabelle dessen, was auf dieser Site eingeschaltet ist: Genehmigungen, Vertretung, Sichtbarkeit, Abwesenheitssuche, Feiertage und Aufbewahrung.
Die Status erklärt, die Regeln für einen Antrag und das, was die App niemals tut.

Absicherung

Das Verzeichnis wird aus derselben Dokumentation erzeugt, die veröffentlicht wird. Die App kann also kein Kapitel anpreisen, das es im Handbuch nicht mehr gibt.
Die Grenzwerte meldet die laufende App selbst, sie stehen nicht ein zweites Mal geschrieben. Die angezeigte Zahl ist die, die tatsächlich gilt.
Gezeigt werden nur Anzahlen und Schalter — nie Projekt- oder Teamnamen, Feiertagsdaten oder Personen. Die Konfiguration lässt sich damit nicht auslesen.

Aktivierung jetzt ausführen

Ändert Vorgänge

Startet den stündlichen Vertretungs-Job sofort: Heute fällige Abwesenheiten werden aktiviert, beendete zurückgegeben.

Was Sie bekommen

Vertretung direkt nach einer Änderung der Einstellungen oder beim Testen, ohne auf den nächsten stündlichen Lauf zu warten.
Die Zahl der eingereihten Aktivierungen und Abläufe, und der nicht eingereihten.

Absicherung

Nur für Administratoren, auf dem Server erneut geprüft.
Dieselbe idempotente Verarbeitung wie der stündliche Job; zweimal drücken ändert nichts.

3 · Funktionen

Datenschutz & Aufbewahrung

Personenbezogene Daten auf das beschränken, was die Arbeit braucht, und löschen, wenn es so weit ist. Alles bleibt im Forge-Speicher Ihrer Site.

Aufbewahrungsfrist

Ändert keine Vorgänge

Eine optionale Einstellung, die abgeschlossene, stornierte und abgelehnte Abwesenheiten eine festgelegte Zahl von Tagen nach ihrem Ende löscht.

Was Sie bekommen

Jede Frist von 0, die alles behält und der Standard ist, bis 3.650 Tage.
Täglich geprüft. Ältere Einträge im Änderungsverlauf folgen derselben Frist.

Absicherung

Beantragte, genehmigte und aktive Abwesenheiten löscht die Aufbewahrung nie, ebenso wenig eine Abwesenheit, deren Vorgänge noch zurückgegeben werden müssen.
Berührt nie Vorgänge: Sie bleiben bei ihrer aktuellen Zuständigkeit.

Alle Daten einer Person löschen

Ändert keine Vorgänge

Für Betroffenenanfragen: Ein Administrator wählt eine Person und löscht nach einer Bestätigung, was die App über sie speichert.

Was Sie bekommen

Die von ihr beantragten Abwesenheiten werden gelöscht, samt Grund und Typ.
Verweise auf sie in Abwesenheiten anderer, im Genehmiger-Pool und in Teams werden entfernt; ihre Einträge im Änderungsverlauf zeigen „Gelöschter Benutzer“.
Ein Ergebnis mit der Zahl der gelöschten Abwesenheiten und der anonymisierten Einträge.

Absicherung

Nur für Jira-Administratoren, auf dem Server erneut geprüft. Funktioniert mit und ohne aktives Abonnement.
Ändert nichts in Jira: Vorgänge, Kommentare, Jira-Gruppen und Atlassian Teams bleiben, wie sie sind.

Löschung geschlossener Konten

Ändert keine Vorgänge

Einmal pro Woche meldet die App die gespeicherten Konto-IDs an Atlassian, wie Atlassian es verlangt, und löscht die Daten jedes Kontos, das als geschlossen gemeldet wird.

Was Sie bekommen

Dieselbe Löschung wie bei „Alle Daten einer Person löschen“, ohne dass Ihre Administratoren etwas tun müssen.

Absicherung

Nutzt nur Atlassians eigenen Dienst für die Meldung personenbezogener Daten; nichts verlässt Atlassian.
Läuft unabhängig vom Abonnement.

Genauer hingesehen

So sieht es in Jira aus

Abwesenheit dort beantragen, wo das eigene Profil liegt

Die Seite in den persönlichen Einstellungen enthält das Antragsformular und die eigene Liste der Abwesenheiten mit Status und der Notiz des Genehmigers.

Abwesenheitstyp, Start- und Enddatum, optionale Vertretung, optionaler Grund.
Eigene Anträge stornieren; sofort sehen, falls Vorgänge nicht übergeben werden konnten.

Seite in den persönlichen Einstellungen: das Antragsformular mit Typ, Startdatum, Enddatum, Vertretung und Grund, darunter die Liste der eigenen Abwesenheiten mit Status.

Eine Genehmigungsliste für die, die entscheiden

Genehmiger sehen die an sie geleiteten offenen Anträge und genehmigen oder lehnen jeden ab, optional mit einer Notiz an den Antragsteller.

Geleitet an die eigenen Genehmiger eines Teams oder an den siteweiten Pool.
Über den eigenen Antrag zu entscheiden, lehnt der Server ab.

Genehmigungsliste auf der globalen Seite der App: offene Abwesenheitsanträge mit Antragsteller, Typ, Zeitraum und Vertretung, jeweils mit Schaltflächen zum Genehmigen und Ablehnen.

Wer fehlt, auf einen Blick

Der Reiter „Team“ zeigt einen Monatskalender der Abwesenheiten neben einer ausführlichen Liste mit Typ, Zeitraum, Status und Vertretung.

Sensible Typen sehen andere nur als „Abwesend“.
Gründe erscheinen nur, wenn ein Administrator sie freigibt.
Wer wessen Abwesenheiten sieht, ist einstellbar: alle, dasselbe Team oder nur Genehmiger.

Teamkalender: ein Monatsraster mit Abwesenheiten pro Tag und eine Liste kommender und laufender Abwesenheiten.

Der Hinweis am Vorgang

Ist die zuständige Person gerade abwesend, zeigt die Vorgangsansicht, bis wann und wer vertritt. Ist sie da, zeigt sie nichts.

Jira-Vorgangsansicht mit dem Abwesenheits-Panel: abwesend bis zu einem Datum, vertreten durch eine genannte Person.

Eine Einstellungsseite für Administratoren

Abwesenheitstypen, Genehmiger und Teams, die Projekte, in denen die App arbeitet, Umverteilungsregel, Referenz-Zeitzone, Sichtbarkeit, der Warnkommentar, Daten & Datenschutz und ein Änderungsverlauf.

Die Jira-Administratorberechtigung wird bei jeder Änderung auf dem Server geprüft.
Sichere Standardwerte, damit die App Jira vor der Konfiguration nie blockiert.

Einstellungsseite mit Abschnitten für Genehmiger, Teams, Abwesenheitstypen, Vertretungs-Abdeckung, Kalender, Sichtbarkeit des Grundes und Benachrichtigungen.

Grenzen und feste Regeln

Was die App unabhängig von der Konfiguration durchsetzt. Alles andere ist eine Einstellung.

Regel	Wert
Text des Grundes	1.000 Zeichen
Notiz des Genehmigers	500 Zeichen
Dauer einer Abwesenheit	366 Tage, jeder Kalendertag zählt
Halbe Tage	Nur an den beiden Enden einer Abwesenheit
Feiertage	Bis zu 200, pro Jahr eingetragen
Personen je JQL-Ergebnis	Bis zu 1.000
Angezeigter Änderungsverlauf	100 jüngste Einträge
Warnkommentare	Einmal pro Vorgang und Abwesenheit, in gewählten Projekten
Vertretungs-Job	Stündlich oder auf Knopfdruck
Abgedeckte Projekte	Nur die ausgewählten
Umverteilte Vorgänge	Nur offene, bis zu 5.000 pro Abwesenheit
Mitglieder von Atlassian Teams	Höchstens 15 Minuten vorgehalten
Aufbewahrungsfrist	0 (behalten) bis 3.650 Tage
Sprachen	Englisch und Deutsch

Klare Grenzen

Was die App bewusst nicht tut

Keine blockierten ZuweisungenForge hat keinen Haken, der vor dem Speichern einer Zuweisung läuft. Die App warnt kurz danach und sagt das auch.
Keine instanzweite UmverteilungVertretung und Warnkommentare laufen nur in den Projekten, die ein Administrator ausgewählt hat, die Vertretung zudem nur dort, wo die abwesende Person Vorgänge zuweisen darf. Ist keines ausgewählt, wird nichts umverteilt und kein Kommentar geschrieben.
Keine erratenen VorgesetztenJira kennt kein Vorgesetztenfeld. Genehmiger werden festgelegt: ein Pool, Teams oder Jira-Gruppen.
Keine Genehmigung in eigener SacheAuch nicht als Pool-Mitglied oder Administrator; auf dem Server geprüft.
Keine Gründe am VorgangHinweis und Warnkommentar zeigen Rückkehrdatum und Vertretung, nie, warum jemand fehlt.
Keine E-Mails, keine UrlaubskontenDie App verschickt keine Benachrichtigungen zu Anträgen oder Entscheidungen und ist kein HR-System: keine Urlaubsansprüche, keine Resttage.
Keine Änderungen an Atlassian TeamsVerknüpfte Teams werden gelesen, nie bearbeitet.
Keine Daten außerhalb von AtlassianKeine externen Aufrufe, keine Analysewerkzeuge, keine Unterauftragnehmer.

Planen Sie die nächste Urlaubszeit, bevor sie beginnt

Abwesenheitstypen, Genehmiger und ein abgedecktes Projekt sind in etwa 10 bis 15 Minuten eingerichtet. Jira arbeitet währenddessen ganz normal weiter.

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