Krankheit in Jira erfassen, ohne sie preiszugeben

Das Problem

Ein Abwesenheitswerkzeug, das „Krank“ in einem gemeinsamen Kalender zeigt, legt Gesundheitsdaten gegenüber allen offen, die ihn öffnen können, und ein Freitextgrund kann noch mehr verraten. In Jira Service Management könnte eine Abwesenheitsnotiz an einer Anfrage sogar einen Kunden erreichen.

Schritt für Schritt

1. Sensible Typen. „Krankheit“ ist ab Werk als sensibel markiert; markieren Sie jeden weiteren Typ, der privat bleiben soll.
2. Grund optional. Der Grund ist optionaler Freitext mit höchstens 1.000 Zeichen und standardmäßig nur für den Antragsteller und einen berechtigten Genehmiger sichtbar.
3. Sichtbarkeit. Standardmäßig sehen nur Genehmiger und Antragsteller den Grund. Selbst wenn ein Administrator Gründe für alle freigibt, bleibt der Grund eines sensiblen Typs verborgen.
4. Teamansicht. Bei einem sensiblen Typ sehen Kollegen nur „Abwesend“. Den echten Typ sehen die Person selbst, ihr Genehmiger und Jira-Administratoren, durchgesetzt auf dem Server.
5. Am Vorgang. Hinweis und Warnkommentar zeigen nur Rückkehrdatum und Vertretung, und bei Anfragen in Jira Service Management ist der Kommentar immer intern.
6. Löschen, wenn es so weit ist. Eine Aufbewahrungsfrist festlegen, damit beendete Abwesenheiten automatisch gelöscht werden, und „Alle Daten einer Person löschen“ für Löschanfragen nutzen.

Worauf Sie achten sollten

Alles bleibt im Forge-Speicher in Ihrem Tenant, und keine personenbezogenen Daten landen in Logs. Der Warnkommentar nennt die abwesende Person, die Vertretung und das Enddatum und bleibt nach einer Deinstallation am Vorgang; er lässt sich wie jeder andere Kommentar löschen. Das Löschen der Daten einer Person berührt keine Vorgänge oder Kommentare in Jira.